மற்ற ஆவணங்களை தொலைத்து விட்டால் மிக எளிதாக டூப்ளிகேட் ஆவணங்களை பெற்றுக் கொள்ளலாம். ஆனால் இன்சூரன்ஸ் பாலிசியை பொருத்தவரை, பாலிசி ஒரிஜினலை தொலைத்துவிட்டால், அதை டூப்ளிகேட் வாங்குவது மிகப் பெரிய ப்ராசஸ் என்பதால், அனைவரும் பாலிசி பத்திரத்தை கவனமாக வைத்துக் கொள்ள அறிவுறுத்தப்படுகிறார்கள்.
ஒருவர் இன்சூரன்ஸ் பாலிசியை தொலைத்து விட்டால் உடனடியாக காவல் நிலையத்தில் புகார் அளிக்க வேண்டும். அந்த புகாரில், பாலிசி பத்திரத்தை கண்டுபிடித்து தரும்படி காவல்துறை அதிகாரியுடன் கேட்டுக் கொள்ள வேண்டும்.
பாலிசி எண், பெயர் உட்பட அனைத்து விவரங்களையும் குறிப்பிட வேண்டும்.
பாலிசி பத்திரத்தை காவல்துறை கண்டுபிடிக்க முடியவில்லை என்றால் காவல்துறையிடமிருந்து ஒரு கடிதம் பெற வேண்டும். அந்த கடிதத்தை அடிப்படையாகக் கொண்டு, பத்திரிகையில் “காணவில்லை” என்று விளம்பரம் வெளியிட வேண்டும். விளம்பரத்திற்கு பின்னரும் பாலிசி கிடைக்கவில்லை என்றால் காவல் நிலையத்திலிருந்து பெற்ற கடிதம் மற்றும் பத்திரிகை விளம்பரத்தின் விவரங்களை இன்சூரன்ஸ் நிறுவனத்திடம் சமர்ப்பிக்க வேண்டும். அதன் பின்னர், எழுத்து மூலம், பாலிசி காணாமல் போனதை அறிவித்து, தனக்கு டூப்ளிகேட் பாலிசி வழங்குமாறு வேண்டுகோள் விடுக்க வேண்டும்.
அந்த சமயத்தில் முகவரி சான்று, புகைப்படத்துடன் அடையாள சான்று, நோட்டரி பப்ளிக் ஒருவரின் கையொப்பம், மற்றும் பிரீமியம் செலுத்திய ரசீதுகளை சமர்ப்பிக்க வேண்டும். இவற்றின் பின்னர், இன்சூரன்ஸ் நிறுவனம் சம்பந்தப்பட்ட நபருக்கு டூப்ளிகேட் பாலிசியை வழங்கும். அதற்கு தயாரிப்பு கட்டணமாக ₹100 செலுத்த வேண்டும் என்பது குறிப்பிடத்தக்கது.
ஒருவேளை, டூப்ளிகேட் பத்திரத்தை வைத்துக்கொண்டு முதிர்வுத்தொகை பெறப்பட்ட பின்னர், யாராவது ஒரிஜினல் பத்திரத்தை கொண்டு வந்து தங்களுடைய பாலிசி என்று பிரச்சனை செய்தால், அதற்கு தொடர்பான சட்ட நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டி இருக்கும். அந்த சட்ட நடவடிக்கைக்கு, பாலிசி பத்திரத்தை தொலைத்தவரே பொறுப்பு என்பதை நினைவில் கொள்ள வேண்டும்.
ஒரு இன்சூரன்ஸ் பாலிசி தொலைந்தால் பல சிக்கல்கள் ஏற்படுவதால், அதை பாதுகாப்பாக வைத்துக் கொள்ளும்படி அனைவருக்கும் அறிவுறுத்தப்படுகிறார்கள்.